Nachvollzieh­bar,
bis ins Logfile.

1. Verant­wortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
FrΛIraum Management - Inhaber: Thorsten Schuh (Einzelunternehmen)
Pastor-Theis-Straße 22
66280 Sulzbach
Telefon: 06897 9119065
E-Mail: info@frairaum-management.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen dafür (§ 38 BDSG) liegen nicht vor. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unmittelbar unter den oben genannten Kontaktdaten.

2. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, gehostet. Der Serverstandort ist Deutschland. Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Website erhebt der Server automatisch Angaben, die Ihr Browser übermittelt, und legt sie in Logdateien ab:

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• angeforderte Datei sowie übertragene Datenmenge und Statuscode
• zuvor besuchte Seite (Referrer), sofern übermittelt
• Browsertyp und -version sowie Betriebssystem
• Angaben zur IP-Adresse des zugreifenden Geräts

Diese Angaben dienen dem sicheren und stabilen Betrieb, der Auslieferung der Seite und der Abwehr von Angriffen. Sie werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt und nicht dazu genutzt, Sie als Person zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im technisch fehlerfreien und angriffssicheren Betrieb der Website.

Speicherdauer: Der Hoster löscht die Logdateien automatisch nach spätestens acht Wochen. Die IP-Adressen werden in den bereitgestellten Logdateien bereits bei der Erhebung gekürzt.

2a. Automatisierungs­plattform

Für das Kontaktformular und die Terminbuchung (einschließlich der Anzeige freier Termine) nutzen wir die Automatisierungssoftware n8n. Sie läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH in Rechenzentren in Nürnberg und Falkenstein (Deutschland); dort liegen auch die täglichen Datensicherungen. Hetzner verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

Technische Ausführungsdaten der Plattform werden automatisch nach spätestens 14 Tagen gelöscht. Jede tägliche Datensicherung bewahren wir 30 Tage auf; bereits gelöschte Daten können deshalb noch bis zu 30 Tage in Sicherungen enthalten sein, die nur der Wiederherstellung bei technischen Störungen dienen.

Der Chat-Assistent (Abschnitt 8) läuft über eine eigene Plattform-Instanz, ebenfalls bei Hetzner in Deutschland; für ihn gelten die Angaben in Abschnitt 8.

3. Verschlüsselte Übertragung

Diese Website wird ausschließlich über eine verschlüsselte Verbindung ausgeliefert (TLS, erkennbar an „https://" und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile). Inhalte, die Sie an uns übermitteln, können auf dem Transportweg nicht ohne Weiteres mitgelesen werden.

4. Schriftarten

Die Schriftarten „Hanken Grotesk", „Inter" und „JetBrains Mono" werden selbst gehostet und direkt vom Server dieser Website ausgeliefert (lokal eingebunden, SIL Open Font License). Es findet kein Verbindungsaufbau zu Google-Servern (Google Fonts) und keine Übermittlung Ihrer IP-Adresse an Dritte statt. Eine gesonderte Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.

5. Cookies und Reichweiten­messung

Diese Website setzt keine Tracking- oder Analyse-Cookies und bindet keine Werbe- oder Analysedienste (z. B. Google Analytics) ein. Es werden keine Nutzungsprofile erstellt und keine Daten für Werbezwecke ausgewertet. Ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich.

6. Kontakt­formular

Über das Kontaktformular können Sie uns eine Anfrage senden. Pflichtangaben sind Name, E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht; freiwillig sind Anliegen, Unternehmen, Telefonnummer und Unternehmensgröße.

• Zweck: Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage. Bitten Sie darum, zum Start von FrΛIa Lyra informiert zu werden, schreiben wir Ihnen dazu einmal und löschen Ihre Angaben danach.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, geschäftliche Anfragen zu beantworten.
• Verarbeitung: Ihre Angaben werden an unsere Automatisierungs-Plattform (n8n) übertragen, die wir bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland betreiben. Dort wird die Anfrage gespeichert. Die Benachrichtigung an unser Postfach und die Eingangsbestätigung an Sie versenden wir über Microsoft 365 (Exchange Online) der Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin.
• Pflicht zur Bereitstellung: Die Angabe der Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne Name und E-Mail-Adresse können wir Ihre Anfrage jedoch nicht zuordnen und nicht beantworten.
• Spamschutz: Das Formular enthält ein für Sie unsichtbares Feld, das ausschließlich automatisierte Einsendungen abfängt. Es erhebt keine Daten über Sie.
• Speicherdauer: Die Anfrage auf der Plattform wird automatisch 90 Tage nach Eingang gelöscht. Die E-Mails dazu löschen wir zwölf Monate nach dem letzten Kontakt, wenn daraus kein Auftrag entsteht. Führt Ihre Anfrage zu einer Geschäftsbeziehung, gelten die handels- und steuerrechtlichen Fristen (in der Regel sechs bzw. zehn Jahre).

6a. Terminbuchung

Über die Terminbuchung können Sie ein Erstgespräch direkt vereinbaren. Dabei verarbeiten wir folgende Angaben: Name und E-Mail-Adresse (Pflichtangaben), freiwillig Ihr Anliegen und den von Ihnen gewählten Termin.

• Anzeige freier Termine: Wenn Sie die Terminseite öffnen, ruft Ihr Browser die freien Termine von unserer Automatisierungsplattform ab. Dabei werden die bei jedem Abruf im Internet anfallenden Verbindungsdaten übertragen, insbesondere Ihre IP-Adresse, Browserkennung und Spracheinstellung. Wir nutzen sie nur, um Ihnen die freien Termine anzuzeigen; erfolgreiche Abrufe speichern wir nicht. Tritt dabei ein technischer Fehler auf, bleiben diese Daten bis zu 14 Tage im Fehlerprotokoll, damit wir den Fehler beheben können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, Ihnen die aufgerufene Terminbuchung bereitzustellen.
• Zweck: Vereinbarung und Durchführung des Termins.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage).
• Verarbeitung: Ihre Angaben werden an unsere Automatisierungs-Plattform (n8n) übertragen, die wir bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland betreiben. Dort wird Ihre Anfrage geprüft und an Microsoft Bookings weitergegeben; die Buchung selbst liegt in unserem Microsoft-365-Konto. Erfolgreiche Buchungen speichert die Plattform nicht im Einzelnen; schlägt eine Buchung technisch fehl, bleiben Ihre Angaben bis zu 14 Tage im Fehlerprotokoll. Die Terminverwaltung und die Videokonferenz laufen über Microsoft 365 (Microsoft Bookings, Microsoft Teams) der Microsoft Ireland Operations Limited, die für uns als Auftragsverarbeiter tätig ist; die Einladung mit dem Teams-Link versenden wir über Microsoft 365 (Exchange Online). Zu den Empfängern und zur Verarbeitung in der Europäischen Union siehe Abschnitte 9 und 10.
• Pflicht zur Bereitstellung: Ohne Name und E-Mail-Adresse können wir den Termin nicht anlegen und Ihnen die Einladung nicht zusenden.
• Spamschutz und Missbrauchsbegrenzung: Das Formular enthält ein für Sie unsichtbares Feld, an dem wir automatisierte Einsendungen erkennen. Zu jedem Buchungsversuch speichern wir einen pseudonymisierten Prüfwert Ihrer E-Mail-Adresse (aus ihm lässt sich die Adresse nicht zurückrechnen), den Zeitpunkt, den gewählten Termin, das Ergebnis, die Kennung des Termins in unserem Kalender sowie die Herkunft der Buchung. Zweck ist, Missbrauch zu begrenzen und auszuwerten, über welchen Weg Termine zustande kommen. Rechtsgrundlage dafür ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und nachvollziehbaren Buchungsweg (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Einträge löschen wir nach 90 Tagen. Ihre IP-Adresse verwenden wir dafür nicht.
• Speicherdauer: Den Termin und Ihre Angaben dazu löschen wir automatisch sechs Monate nach dem Termin.
• Gespräch: Das Erstgespräch findet per Microsoft Teams statt. Aufzeichnungen oder Transkripte erstellen wir nur, wenn Sie im Gespräch ausdrücklich zustimmen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie dienen dann allein der Nachbereitung des Gesprächs und werden gelöscht, sobald sie dafür nicht mehr gebraucht werden, spätestens nach 30 Tagen. Ihre Zustimmung können Sie jederzeit widerrufen.

7. Anfragen per E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben ausschließlich zur Bearbeitung des Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um einen Vertrag geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser E-Mail-Postfach unter frairaum-management.de führen wir in Microsoft 365 (Exchange Online) der Microsoft Ireland Operations Limited. Es gelten dieselben Löschgrundsätze wie beim Kontaktformular.

8. KI-Chat-Assistent (FrΛIa Polaris)

Auf dieser Website ist ein KI-gestützter Chat-Assistent eingebunden, der Fragen aus den hinterlegten Website-Inhalten beantwortet.

8.1 Beim Aufruf der Seite

Der Assistent wird von unseren eigenen Servern geladen (polaris-widget.fraia.de), die wir bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland betreiben. Dabei ruft er außerdem seine Anzeigeeinstellungen ab. Für diese beiden Verbindungen wird - wie bei jedem Abruf einer Datei im Internet - Ihre IP-Adresse an den ausliefernden Server übermittelt. Es werden dabei keine Cookies gesetzt und keine Kennungen zur Wiedererkennung vergeben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung des Hilfsangebots).

Sobald Sie den Assistenten nutzen, legt er den bisherigen Gesprächsverlauf im Sitzungsspeicher (sessionStorage) Ihres Browsers ab. Das ist nötig, damit Ihr Gespräch beim Wechsel auf eine andere Seite nicht abreißt und Rückfragen wie „und was kostet das?" verständlich bleiben. Der Verlauf bleibt ausschließlich in diesem einen Browser-Tab und wird beim Schließen des Tabs gelöscht. Zusammen mit dem Verlauf legt der Assistent eine zufällige Gesprächsnummer ab, die nach 30 Minuten ohne neue Frage durch eine neue ersetzt wird. Sie hält die Fragen eines Gesprächs zusammen, damit wir Ihr Anliegen im Zusammenhang bearbeiten können (siehe 8.2). Über dieses eine Gespräch hinaus lassen sich mit ihr weder Sie noch Ihr Browser wiedererkennen. Rechtsgrundlage für die Speicherung auf Ihrem Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst).

8.2 Wenn Sie den Assistenten nutzen

• Zweck: Beantwortung Ihrer Fragen aus den hinterlegten Website-Inhalten.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Nutzung ist freiwillig; Sie entscheiden selbst, ob und was Sie eingeben.
• Verarbeitung: Ihre Eingaben werden auf unserer Plattform in Deutschland verarbeitet. Damit der Assistent die passenden Inhalte findet und die Antwort formuliert, nutzen wir KI-Modelle, die Microsoft in seinem Cloud-Dienst Azure für uns betreibt. Auftragsverarbeiter ist die Microsoft Ireland Operations Limited. Die Modelle laufen in einer eigenen Umgebung für Polaris in unserem Azure-Abonnement. Verarbeitet wird ausschließlich in Rechenzentren in der Europäischen Union. Microsoft verwendet Ihre Eingaben nicht zum Training von KI-Modellen.
• Schutz vor Missbrauch: Microsoft prüft Eingaben und Antworten automatisch auf Missbrauch des Dienstes. Schlägt diese Prüfung an, können die betroffenen Eingaben und Antworten bei Microsoft in der EU gespeichert und von eigens berechtigten Mitarbeitenden im Europäischen Wirtschaftsraum eingesehen werden. Eingaben, die erkennbar darauf zielen, den Assistenten zu manipulieren, weisen wir außerdem automatisch ab.
• Speicherung: Ihre Frage, die dazugehörige Antwort, die Gesprächsnummer und die Seite, auf der Sie gefragt haben, speichern wir bis zu 90 Tage, um Ihr Anliegen bearbeiten zu können, die Qualität der Antworten zu verbessern und Lücken in unseren Inhalten zu erkennen. Ihre IP-Adresse speichern wir dabei nicht. Zur Begrenzung der Anzahl Ihrer Anfragen bilden wir aus Ihrer IP-Adresse einen pseudonymisierten Prüfwert, den wir nach spätestens einer Stunde löschen. Einer bestimmten Person zuordnen lässt sich ein Gespräch nur, wenn Sie im Chat selbst Angaben zu Ihrer Person machen. Kommt es zu einer technischen Störung, protokollieren wir den betroffenen Vorgang bis zu 14 Tage zur Fehlersuche. Ihre Eingaben werden weder für Werbung noch zum Training von KI-Modellen verwendet.
• Datensicherung: Wir sichern unsere Plattform laufend; die Sicherungen bewahren wir bis zu 30 Tage auf und überschreiben sie danach automatisch.
• Gesprächsbericht: Ist ein Gespräch beendet (15 Minuten ohne neue Frage), fasst dasselbe KI-Modell es automatisch zusammen. Die Zusammenfassung und den Verlauf erhalten wir per E-Mail, damit wir Ihr Anliegen aufgreifen und Sie, wenn Sie das im Gespräch wünschen, kontaktieren können. Die E-Mail liegt in einem eigenen Postfach bei Microsoft 365 in der Europäischen Union und wird dort 90 Tage nach Eingang automatisch gelöscht.
• Wochenüberblick: Einmal in der Woche fassen wir die Fragen der vergangenen sieben Tage zusammen: die häufigsten Themen und die Fragen, die der Assistent nicht beantworten konnte. So erkennen wir, welche Inhalte auf unserer Website fehlen. Auch diese Zusammenfassung erhalten wir per E-Mail, sie liegt im selben Postfach und wird ebenfalls nach 90 Tagen gelöscht.
• Bitte beachten: Geben Sie in den Chat keine personenbezogenen Daten Dritter und keine vertraulichen Inhalte ein. Für eine persönliche Beratung nutzen Sie bitte das Kontaktformular.

9. Empfänger Ihrer Daten

Wir geben Ihre Daten nicht zu Werbezwecken weiter und verkaufen sie nicht. Eingebunden sind ausschließlich Dienstleister, die für uns weisungsgebunden nach Art. 28 DSGVO tätig werden:

• IONOS SE - Hosting dieser Website und E-Mail-Postfächer unter fraia.de. Deutschland.
• Hetzner Online GmbH - Betrieb unserer Automatisierungs-Plattform und des Chat-Assistenten. Deutschland.
• Microsoft Ireland Operations Limited - KI-Modelle für den Chat-Assistenten (Microsoft Azure) sowie unsere E-Mail-Postfächer unter frairaum-management.de, darunter der Gesprächsbericht (Microsoft 365). Verarbeitung in der Europäischen Union.

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

10. Übermittlung in Drittländer

IONOS und Hetzner verarbeiten Ihre Daten in Deutschland. Für Microsoft 365 (E-Mail, Terminbuchung mit Microsoft Bookings, Gespräche mit Microsoft Teams) und die KI-Modelle in Microsoft Azure ist Vertragspartner die Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin (Irland), die Daten in unserem Auftrag verarbeitet (Art. 28 DSGVO). Microsoft speichert und verarbeitet die Daten in Rechenzentren in der Europäischen Union. In eng begrenzten Fällen, etwa bei Wartung oder Support, kann Microsoft auch von außerhalb der EU darauf zugreifen; die Konzernmutter ist die Microsoft Corporation in den USA. Für solche Fälle gelten die EU-Standardvertragsklauseln aus dem Datenschutznachtrag von Microsoft (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO); eine Kopie erhalten Sie auf Anfrage.

11. Automatisierte Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Der Chat-Assistent erzeugt Antworttexte; er trifft keine Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

12. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16), auf Löschung (Art. 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Haben Sie eine Einwilligung erteilt, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an die oben genannten Kontaktdaten.

13. Widerspruchs­recht

14. Beschwerde bei der Aufsichts­behörde

Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland
Fritz-Dobisch-Straße 12
66111 Saarbrücken
Telefon: 0681 947810
E-Mail: poststelle@datenschutz.saarland.de
www.datenschutz.saarland.de

15. Aktualität und Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen an unseren Verarbeitungen oder an der Rechtslage dies erforderlich machen. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 14.10.2026